Formeren is publiceren

Over drie maanden zijn de gemeenteraadsverkiezingen. De Wet open overheid is heel specifiek over openbaarheid van de formatieperiode na die verkiezingen. Het is goed om ruim op tijd een plan te maken hoe je in jouw gemeente met de Woo om wil gaan en dus om te spreken met griffie, college, presidium, lijsttrekkers en andere betrokkenen. Waar moet je zoal aan denken?

Wat is de Woo?

De Wet open overheid (Woo) verving de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) in 2022. Net als de Wob geeft de Woo iedereen het recht om de overheid te vragen om documenten openbaar te maken. Je hoeft daarbij geen belang aan te tonen en het documentenbegrip is breed: ook appjes, concepten en filmpjes kunnen openbaar moeten worden gemaakt. Naast deze openbaarmaking-op-verzoek verplicht de Woo ook om veel soorten documenten ‘actief openbaar te maken’: je moet die stukken als overheid uit jezelf online publiceren.

De woo trad op 1 mei 2022 in werking, een tijdje na de gemeenteraadsverkiezingen in maart dat jaar dus. Maar weinig gemeenten hebben destijds bij de voorbereidingen op de formatie goed over de Woo nagedacht. Nu heb je alle tijd om dat wel te doen!

Wat zegt de Woo over de formatie?

Art. 5.4 van de Wet open overheid (Woo) bepaalt dat “informatie die berust bij de formateur of de informateur, dan wel informatie die door een bestuursorgaan aan de formateur of de informateur is gezonden, niet openbaar [is] totdat de formatie is afgerond.”

In de memorie van toelichting wordt dit als volgt toegelicht: “Met deze bepaling staat buiten twijfel dat gedurende de formatie geen verzoek om informatie over de formatie kan worden gedaan.” Voorheen (onder de Wob) was dat niet nodig, omdat de informateur vaak op persoonlijke titel door een politieke partij of door de Koning(in) werd gevraagd en daarom niet ‘onder een bestuursorgaan’ functioneerde. Daarom waren de regels van de Wob voorheen niet van toepassing. Toen de Woo werd behandeld had de Tweede er al voor gekozen om de regie over de formatie naar zich toe te trekken, o.a. door de informateur te benoemen. De (in)formateur zou daarmee volgens de memorie “als orgaan van de Kamer dan wel als werkzaam onder verantwoordelijkheid van de Kamer kunnen worden aangemerkt. Als hiervan het gevolg zou zijn dat de bij de formatie benodigde vertrouwelijkheid komt te vervallen, zou dat leiden tot een nodeloze en onaanvaardbare belasting van het formatieproces.“

Kortom: de wetgever heeft willen voorkomen dat de vertrouwelijkheid van het formatieproces verstoord wordt door openbaarmaking. Maar na afloop van de formatie is die informatie vanwege de Woo wél openbaar. Weliswaar met inachtneming van de Woo-uitzonderinggronden, zodat bijvoorbeeld persoonsgegevens kunnen worden weggelakt. Dit gaat ervan uit dat de informateur na afloop van diens opdracht de archiefwaardige stukken overdraagt aan het bestuursorgaan.

Wat betekent dit?

Kort door de bocht betekent dit dat de formatie achter gesloten deuren kan plaatsvinden, maar dat daarna wél openbaarheid de norm is – ook over de tijd achter gesloten deuren. En dus is het van belang dat alle betrokkenen bij de formatie zich bewust zijn dat alles dat ze vastleggen, na afloop openbaar zou kunnen worden. Denk daarbij aan de beleidsdossiers die door ambtenaren zijn opgesteld voor de formerende partijen, aan de lobbybrieven die aan de informateur zijn gestuurd en aan alle mails en appjes die tussen informateur en anderen zijn gewisseld. Daar zouden best wel eens dingen tussen kunnen zitten waarvan sommigen liever niet zouden zien dat die in een krantenartikel of raadsvergadering opgelepeld worden. En dus is het goed dat alle betrokkenen vóóraf weten waar ze aan toe zijn.

Theoretische ontsnappingsmogelijkheid

De Tweede Kamer heeft gekozen om de informateur formeel te benoemen, maar dat hoeft de gemeenteraad niet persé te doen. In beginsel kan het nog steeds zo zijn dat de grootste partij iemand vraagt om op persoonlijke titel op te treden als informateur. Als dat zo is – en die informateur maakt ook geen gebruik van gemeentelijke informatiesystemen als mailadres, zaaksysteem en andere praktische dingen – dan zou je je op het standpunt kunnen stellen dat de informateur geen onderdeel uitmaakt van een bestuursorgaan. En dan hoeft de informateur – net als individuele raadsleden of -fracties – niet te voldoen aan de eisen van de Woo. Maar ook dán is het goed als alle betrokkenen weten dat als ze mailen of appen met de griffier of de gemeentesecretaris, die documenten alsnog openbaar kunnen worden door een Woo-verzoek.

Overweeg de formatie actief openbaar te maken!

Naast regels over Woo-verzoeken en de verplichting om 17 in de wet benoemde informatiecategorieën actief openbaar te maken, kent de Woo ook een inspanningsverplichting: overheidsorganisaties moeten volgens de Woo documenten openbaar maken “indien dit zonder onevenredige inspanning of kosten redelijkerwijs mogelijk is.” Inmiddels wordt vanuit de Rijksoverheid aangespoord om dossiers die voor wetenschappers, journalisten of andere inwoners interessant kunnen zijn, actief openbaar te maken. Denk aan dossiers die maatschappelijke aandacht krijgen, zoals de wolf, stikstof of AZC-locaties. Overheidsorganisaties deden dat vaak nog niet en het kan een comfortabel idee zijn om te beginnen met dossiers die van begin af aan ‘in control’ voelen. Als je handig bent, kan je de aanstaande formatieperiode na de gemeenteraadsverkiezingen benutten als zo’n dossier: maatschappelijk relevant, voor media en publiek interessant en bovendien planbaar en goed te organiseren. Dus bij deze een oproep aan Woo-projectleiders, griffiers, bestuursadviseurs en andere slimmeriken: maak de formatie openbaar!

Hoe je daar nu mee kan beginnen? Ga in gesprek met presidium, lijsttrekkers en andere betrokkenen en stel een plan op: welke documenten maak je wél en niet openbaar als het college is geïnstalleerd en hoe zorg je dat alle betrokkenen vanaf dag 1 weten waar ze aan toe zijn?