4 redenen waarom digitalisering structureel op de bestuurderstafel thuishoort

Als eerste kabinet ooit heeft het kabinet-Rutte IV een bewindspersoon voor digitalisering aangesteld. Daarmee is het onderwerp opgeschaald van een uitvoeringsvraagstuk naar een belangrijk bestuurlijk thema. Dit verdient na de gemeenteraadsverkiezingen absoluut navolging op lokaal niveau. Wil je weten waarom ook jouw gemeente digitalisering structureel aan de bestuurstafel moet bespreken? We zetten de vier belangrijkste redenen voor je op een rij.

1. Een goede informatiehuishouding vereist meer dan ooit sturing op samenhang

Steeds meer taken en diensten van gemeenten zijn afhankelijk van processen, systemen en gegevens van meerdere afdelingen en ketenpartners. Keuzes op de ene plek, hebben gevolgen voor informatievoorzieningen op andere plekken. Je kan die keuzes niet zomaar vanuit de specifieke blik van één afdeling of organisatie maken. Het is zaak om stevig te sturen op meer samenhang in de informatiehuishouding als geheel. Zonder krachtige betrokkenheid van het bestuur gebeurt dit onvoldoende.

Informatie als strategisch middel is slecht verankerd

Arre Zuurmond, sinds 1 januari jl. regeringscommissaris Informatiehuishouding, heeft hierover ook duidelijke taal gesproken in zijn eerste gesprek met de Tweede Kamercommissie voor Digitale Zaken. Daarin gaf hij aan dat de overheid vier soorten strategische middelen tot haar beschikking heeft: juridisch, financieel, personeel en informatie. En dat de eerste drie stevig zijn verankerd in wetten en regels, maar dat de informatiehuishouding daarbij achterblijft.

Hoogste tijd voor meer verbinding, regie en congruentie

Door het gebrek aan overkoepelende regulering is er te weinig samenhang in verschillende informatiesystemen bij de overheid. Daardoor functioneert de gehele informatiehuishouding niet goed. De hoeveelheid informatie die de overheid verwerkt, wordt de komende jaren alleen maar groter. Zuurmond waarschuwt daarom dat het de hoogste tijd is voor meer verbinding, regie en congruentie op het gebied van de informatiehuishouding van de overheid. Hoewel de opdracht aan Zuurmond zich richt op de rijksoverheid, wijst hij op het belang dat ook decentrale overheden deze stappen zetten.

2. Burgers en bedrijven verwachten meer van gemeenten

Baanbrekende technologische ontwikkelingen zorgen voor steeds meer slimmigheden in ons huis, auto en broekzak. Het zijn innovaties die ons dagelijks leven makkelijker en tegelijkertijd complexer maken. En waardoor gebruikers steeds hogere verwachtingen van dienstverlenende organisaties krijgen, waaronder gemeenten. Een naadloze en persoonlijke dienstverlening bijvoorbeeld. Of denk aan verkeerslichten en andere systemen die kunnen communiceren met consumentenapparaten. En dat alles zo dat persoonsgegevens veilig zijn. Gemeenten werken daarbij steeds meer samen met allerlei ketenpartners.

Wat voor soort dienstverlener wil je zijn? Een keuze voor B&W

Deze nieuwe verwachtingen stellen gemeenten voor existentiële keuzes op het gebied van dienstverlening. Dát je stappen moet maken, is niet de vraag. Wel in welk tempo je dat wilt doen, met wie je samen wilt werken, wat je zelf doet en wat je uitbesteedt. Dat soort existentiële keuzes hoort gemaakt te worden door het hoogste bestuursorgaan van de gemeente: het college van B&W – dat verantwoording aflegt aan raad, rekenkamer en maatschappij.

3. Nieuwe wetten stellen nieuwe eisen

Er komen momenteel vanuit hogere overheden heel veel wetten en regels die nieuwe, formele eisen stellen aan digitalisering. Door de samenhang van de informatievoorzieningen en digitale processen binnen je organisatie, kun je daarbij niet langer elke nieuwe wet als een los project zien. De keuzes die je bij de implementatie van de ene wet maakt, hebben gevolgen voor de keuzes die je bij de implementaties van andere wetten kunt maken. Ook dit vraagt dus om een integrale benadering. En daarmee om samenwerking tussen de verschillende bestuurders die voor de implementatie van een wet verantwoordelijk zijn.

Enkele voorbeelden van de vele wetten die de informatiehuishouding raken

De Wet open overheid (Woo) vereist dat gemeenten steeds meer informatie actief openbaar maken. De Wet digitale overheid (Wdo) verplicht gemeenten om digitale identificatiemiddelen te accepteren en legt standaarden op voor digitale communicatie. De Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) legt vast dat overheidsinformatie machineleesbaar moet zijn. Ook de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv), de Wet elektronische publicaties (Wep), de Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen (Wkpb), de Wet gegevensverwerking door samenwerkingsverbanden (Wgs), de Omgevingswet (Ow) en vele andere wetten en regels vertalen zich in nieuwe eisen waaraan je informatiehuishouding moet voldoen.

4. Technische vragen zijn steeds vaker politieke keuzes

Waar vroeger kennis van techniek volstond om de juiste keuzes te maken tijdens een digitaliseringstraject, zijn digitale vraagstukken nu veel vaker politiek. Denk bijvoorbeeld aan de afweging tussen privacy en veiligheid bij de vraag of er een ‘achterdeurtje’ moet zijn in de encryptie van diensten als WhatsApp. Andere voorbeelden zijn: voorrang voor fietsers of auto’s bij slimme verkeerslichten? Wel of geen slimme camera’s in de openbare ruimte? Wel of geen algoritmes die helpen om fraude te bestrijden? En zo ja, onder welke voorwaarden?

Meer transparantie over data, algoritmes en AI

Sowieso kun je vanuit Europa meer regels verwachten over de transparantie van algoritmes en AI-systemen. Daarbij gaat het echter uiteindelijk niet alleen om de vraag wat je wel of niet mag met persoonsgegevens. Het is vooral ook de vraag wat je als gemeente wel of niet wilt op dat gebied. Het bewaken van data-ethiek en data-integriteit hoort centraal belegd te zijn in je gemeente. Zodat de hele organisatie zich aan dezelfde uitgangspunten houdt. Bovendien geldt ook hiervoor weer dat de keuzes binnen één systeem van invloed zijn op de andere systemen in je organisatie.

Het college van B&W moet het roer in handen nemen

De bestuurders die na de gemeenteraadsverkiezingen in jouw gemeente aan de slag gaan, staan dus voor een grote en complexe opgave. Ze moeten het optimum vinden tussen alle digitale mogelijkheden, steeds meer wetgeving en alle verwachtingen van inwoners en bedrijven over de dienstverlening. Je kunt gerust zeggen dat je je als gemeente opnieuw moet uitvinden. De verantwoordelijkheid voor de manier waarop, ligt onherroepelijk bij het bestuur: het college van B&W, bijgestaan door de gemeentesecretaris.

Digitale en analoge onderwerpen hangen samen

De gemeente is in de kern steeds meer een informatie-verwerkende organisatie. Het volstaat dan ook niet meer om digitale keuzes te beleggen bij (een deel van) de ambtelijke organisatie. Het college moet zorgen dat ze het roer op digitale onderwerpen écht zelf in handen neemt. Het moet inzicht hebben in wat de gevolgen van nieuwe eisen zijn voor mensen, ICT-inrichting, processen én organisatie. Dat vereist kennis van digitale onderwerpen – op hoofdlijnen – maar vooral overzicht over de samenhang tussen digitale én analoge onderwerpen.

Digitalisering hoort prominent op de agenda van B&W te staan

Burgemeester en wethouders zijn eindverantwoordelijk voor de manier waarop het gemeentelijk apparaat functioneert en horen daarover verantwoording af te leggen aan de raad, rekenkamer en maatschappij. Dat digitale onderwerpen de agenda’s van die gremia nu zelden halen is een verontrustende – en hopelijk tijdelijke – situatie. Na de verkiezingen in maart wordt er ook in jouw gemeente een nieuw college gevormd. Laat de lokale politici bij het opstellen van het collegeakkoord en de portefeuilleverdeling een voorbeeld nemen aan Den Haag: meer verbinding, regie en congruentie op het gebied van digitalisering.

Dit artikel verscheen al eerder op de website van Quarant. Klik hier voor die versie.