Waarom het alledaagse belangrijk is…

2023 Is bijna voorbij en dus wordt er teruggeblikt. De bijzonderheden van het jaar komen voorbij. Oorlog, ChatGPT, twee keer verkiezingen. We constateren dat sommige onderwerpen die toen écht veel indruk maakten alweer héél lang geleden lijken, zoals de BBB-verkiezingswinst. Het bijzondere heeft onze aandacht, maar is dat wel terecht?

Nieuw, bijzonder en opvallend
En dat is ook niet gek: we zitten als mensen nou eenmaal zo in elkaar dat we onze aandacht richten op nieuw, bijzonder en opvallend. En niet op het gewone, voorspelbare en herkenbare. Filmregisseurs maken er gebruik van door de aandacht van de kijker te trekken richting de acteur met felgekleurde kleding tussen de stemmig geklede figuranten. Reclamemensen en social media maken er ook goed gebruik van en houden ons zo lang mogelijk aan het scherm gekluisterd. Heel begrijpelijk, maar het is ook reden voor zorg.

Ten eerste omdat we daardoor wel heel veel tijd aan dat scherm vast zitten. Ten koste van buiten spelen, cultuur opsnuiven en échte aandacht voor elkaar. Maar mijn zorgen zitten veel dieper dan dat: Onze waardering voor nieuw en bijzonder leidt ertoe dat minder spannend, maar wel heel belangrijk werk, niet of niet goed gebeurt.

Projectmatig werken
De afgelopen decennia is professioneel projectmatig werken op een steeds hoger voetstuk komen te staan. Dat begon in het bedrijfsleven, maar ook bij overheden zijn de ideeën van IPMA, Prince2 en Lean management inmiddels diep in de vezels van professionals gaan zitten. We stellen ambitieuze doelen en maken ronkende plannen van aanpak. Zelfs als je niet met ‘scrums’ of ‘sprints’ werkt, wordt er door het hele land ‘doelgericht naar resultaten toegewerkt’ en kan je in vacatureteksten vaak wervend lezen dat ‘successen gevierd worden’.

Dat is mooi, in overheidsorganisaties wordt ontzettend belangrijk werk geleverd en dat mag gevierd worden. Door gemeenten worden bijvoorbeeld rotondes aangelegd, bibliotheken gestart en nieuwe computersystemen in gebruik genomen. Allemaal projecten die, als ze succesvol afgerond zijn, gevierd mogen worden.

Totdat het fout gaat
Maar binnen gemeenten wordt ook ontzettend veel werk verzet dat niet een project is ‘met een kop en een staart’. Werkprocessen die elke dag weer doorlopen worden, meestal zonder bijzonderheden. Zo worden paspoorten uitgegeven, vergunningen verstrekt, toezicht gehouden en nog heel, heel veel meer. Het model documentair structuur plan (DSP) kent meer dan 1100 werkprocessen binnen gemeenten. En binnen het grootste deel ervan wordt bijna nooit iets gevierd. Hoewel er elke dag weer resultaat wordt geboekt, is dat niet ‘nieuw’, ‘bijzonder’ of ‘opvallend’. Totdat het fout gaat natuurlijk. Zoals bij onterechte parkeerboetes door een fout met scanauto’s, ‘vele tonnen aan wisselgeld die achterover gedrukt bleken te zijn’ of een hack die gemeenten zoals Hof van Twente en Buren platlegde. Landelijk hebben we in het Toeslagenschandaal en de problemen bij opvang van asielzoekers gezien hoe schrijnend de gevolgen kunnen zijn als je je processen niet op orde hebt.

Beheer is niet sexy
Zo lang het goed gaat, vindt het dagelijkse werk in de luwte plaats. Werk dat niet altijd spectaculair is, maar wel de ruggengraat vormt van een goed functionerende samenleving. We zouden onszelf de vraag kunnen stellen waarom we het bijzondere meer waarderen dan het alledaagse. Los van dat het moreel niet helemaal terecht is, is die onderwaardering op zichzelf natuurlijk niet kwalijk. Toch sluit ik me van harte aan bij de verzuchting en oproep die Marije van den Berg doet in haar boek ‘De Beleidsbubbel’ (dit jaar verschenen, aanrader): ‘Het is beheer waar we alle ballen op moeten zetten. Beheer is het meest verwaarloosde deel van het overheidswerk […]’ Ze beschrijft dat beheer wordt gezien als saai en crisis als sexy. Een gevaarlijke gedachte, omdat slecht beheer uiteindelijk tot crises kan leiden. Dat geldt voor slecht beheer van bruggen en gebouwen, wat tot akelige ongelukken kan leiden. Maar het geldt ook voor beheer van werkprocessen. En hoewel de zin ‘Never waste a good crisis’ daarbij vaak de kop op steekt, leert de ervaring dat in een crisis maatwerk en haast vaak de voorkeur krijgen boven de hygiëne van een degelijke procesbeschrijving.

Vele nieuwe wetten
Bedenk daarbij hoeveel gemeenten (en andere overheden) gedwongen worden om te veranderen. De afgelopen jaren kwam er een reeks aan nieuwe en veranderende wetten op gang die nog lang niet klaar is. Om er een aantal te noemen: Omgevingswet, Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) Wet elektronische publicaties (Wep), Wet politiegegevens (Wpg), Wet open overheid (Woo), Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv), de nieuwe Archiefwet. Ook de komende jaren komen er vele nieuwe wetten op gemeenten af. Vaak leiden ze ertoe dat er binnen grote aantallen werkprocessen veranderingen doorgevoerd moeten worden om aan de wettelijke eisen te voldoen. Aangezien de meeste processen in de meeste gemeenten niet goed beschreven zijn, is het niet mogelijk om als goed beheerder een paar kleine wijzigingen door te voeren, zodat het proces ook in de nieuwe situatie goed functioneert.

Het maakt dat je steeds eerst op de rij moet zetten hoe zo’n werkproces eigenlijk in elkaar steekt, voordat je weet welke processtappen aangepast moeten worden. Nog belangrijker: je weet vaak niet welke processen wel en welke niet door een wetswijziging geraakt worden. Waardoor je soms gedwongen wordt om het hele gemeentelijke apparaat om te keren om zeker te zijn dat je alles doet dat de nieuwe wet verplicht.

Personeelstekort en het ‘Ravijn’
Niet alleen veranderingen van de wet kunnen aanleiding zijn om je werkprocessen tegen het licht te houden. Door personeelstekort is het soms nodig om collega’s in te zetten op andere plekken dan hun dagelijks werk. Dat kan komen doordat het niet lukt om vacatures te vervullen, maar het kan ook zijn dat opeens veel meer menskracht nodig is dan voorzien. Zoals bij corona, de opvang van Oekraïense vluchtelingen of hulp voor gedupeerden van het Toeslagenschandaal. In die gevallen zou het heel goed zijn om inzicht te hebben in je processen om zo de minst kwetsbare processen te kiezen om collega’s tijdelijk elders in te zetten. Het kan gemeenten die door het dreigende ‘Ravijn’ vanaf 2026 fors minder geld hebben, ook helpen om keuzes te maken waar wel en niet kan worden bezuinigd.

De basis op orde lukt niet in één jaar
Laten we wel zijn: het is geen gemakkelijke opgave om al je werkprocessen op orde te krijgen. Alleen al het beschrijven van de 1100+ processen is een gigantische berg werk. Het is ook niet persé nodig om dat in één keer te doen. Want in praktijk gaat ook heel veel goed. Maar het besef dat crises op de loer liggen als je niet goed beheert, maakt wel dat je het beheer van die processen belangrijk moet maken. En hoe zou je nou beter kunnen beginnen dan door de waan van alledag te benutten: de wetswijzigingen, het Ravijn en al die andere veranderingen die op je pad komen, kan je gebruiken. Daarbij is het wel van belang dat je nadenkt over hoe je wilt dat je processen beschreven hebt en hoe je bijvoorbeeld aankijkt tegen het begrip proces-eigenaarschap. Voor de meeste organisaties zijn dat geen moeilijke of tijdrovende vragen, als je er in alle rust over nadenkt. Maar je moet het wel een keer doen om vervolgens tijdens het doorvoeren van veranderingen gebruik te maken van het moment dat je een werkproces tóch al onder de loep neemt. Als je hiermee in 2024 een start maakt, kan je na een jaar of vijf zonder veel extra moeite een goed overzicht hebben van al je werkprocessen. En zo zorg je dat langzamerhand de basis op orde komt.

In 2023 hebben we gezien hoe snel de wereld kan veranderen. Nieuwe technologische ontwikkelingen, geopolitieke verschuivingen en maatschappelijke uitdagingen hebben ons opgeschud en ons gedwongen om ons aan te passen. Te midden van al deze veranderingen is het belangrijk om te erkennen dat stabiliteit en continuïteit belangrijk zijn. Te belangrijk om onbeschreven te laten. Aan alle bestuurders en managers geef ik als goed voornemen mee: Maak in 2024 een begin met ‘de basis op orde’!